Vendisto als Magento back-office

04 september 2015

Magento komt standaard met een eenvoudig model voor orderafhandeling en voorraadbeheer. Wanneer een webwinkel groeit in assortiment en leveranciers voldoen deze faciliteiten al snel niet meer. Vendisto biedt een snel inzetbare en zeer complete oplossing op dit gebied, die naadloos is geïntegreerd met Magento.

Vendisto is een geavanceerd systeem voor webshopbeheer. Het systeem maakt deel uit van het Shoxl ecommerce platform. Het gebruik is echter niet beperkt tot beheersysteem voor Shoxl shops alleen; ook webshops die zijn gebaseerd op Magento kunnen profiteren van de krachtige mogelijkheden van dit webshopbeheersysteem.

Magento biedt standaard uitsluitend eenvoudige faciliteiten voor orderafhandeling en voorraadbeheer. Voor het inkoopproces wordt zelfs geen enkele ondersteuning geboden. Wanneer een webshop groeit in verkopen en assortiment is dat onvoldoende en zal moeten worden omgezien naar een geschikt back-office systeem.

Vendisto biedt alle faciliteiten die nodig zijn voor een mid-size webshop, maar heeft niet de complexiteit (en kosten) van systemen als Microsoft Dynamics of SAP. Daarnaast is Vendisto standaard al toegesneden op de specifieke problematiek van webshops. Het populaire dropshipper model wordt prima ondersteund, en ook mengvormen waarbij deels via dropshippers en deels uit eigen voorraad wordt geleverd vormen geen probleem. Met één Vendisto installatie kunnen meerdere webwinkels worden beheerd, en het systeem koppelt met een brede variëteit aan Nederlandse PSPs, logistieke dienstverleners en boekhoudpakketten.

Faciliteiten Vendisto

Vendisto is een cloud-based oplossing voor webshop-beheer. Er hoeft dus niets lokaal te worden geïnstalleerd. Het systeem is modulair opgezet. Vendisto biedt faciliteiten voor product data management, orderbeheer, klantbeheer, inkoop, voorraadbeheer, en beheer van retouren.

Vendisto kan eenvoudig worden gekoppeld aan Magento webshops. Vendisto verzorgt dan het volledige proces van orderafhandeling en alle communicatie rondom orders met klanten en toeleveranciers.

 

Vendisto als Magento back office

 

Als een order wordt geplaatst in een gekoppelde Magento shop  wordt dit opgemerkt door de Vendisto Magento Connector. Na het arriveren van een order wordt het gehele proces overgenomen door Vendisto.

  • Alle communicatie naar de klant (orderbevestiging, factuur, tracking&trace) wordt verzorgd door Vendisto.
  • Vendisto is gekoppeld aan betaalsystemen en kan dus constateren of een order betaald is of niet, en mag worden uitgeleverd.
  • Als de orderafhandeling verloopt via een dropshipper stuurt Vendisto de dropshipper aan en bewaakt het systeem de voortgang van dat proces.
  • Als de order moet worden uitgeleverd uit eigen voorraad produceert Vendisto de pakbon.
  • Het systeem meldt het pakket aan bij de vervoerder en informeert de klant over de voortgang.

Initiële vulling Vendisto

Wanneer de Vendisto Magento Connector voor de eerste maal wordt gestart, worden alle producten en orders opgehaald, en wordt voorraadinformatie geactualiseerd. Dit verloopt in drie stappen.

De eerste stap betreft het ophalen van alle productgegevens die noodzakelijk zijn voor orderafhandeling, voorraadbeheer, inkoop en alle communicatie daaromheen. De belangrijkste daarvan zijn het unieke kenmerk van het product (artikelnummer, GTIN of SKU); de naam van het product (ten behoeve van o.a. facturen en pakbonnen); en de leverancier.

In de tweede stap worden alle orders en onderliggende orderregels opgehaald. Klantinformatie (factuuradres en leveradres) en prijsinformatie wordt opgehaald als onderdeel van de order. Vendisto gaat uit van het orderdocument als enige correcte weergave van de order.  

In de laatste stap dienen, in ieder geval voor de producten die uit eigen voorraad worden geleverd, voorraadgegevens te worden bijgewerkt. Deze informatie wordt opgehaald uit Magento, of kan met de standaard Vendisto importgegevens worden geïmporteerd. Uiteraard kan ook eventueel beschikbare voorraadinformatie van dropshippers worden geïmporteerd.

Afhandeling Magento orders in Vendisto

Na deze stappen is Vendisto gereed voor de afhandeling van nieuwe orders. Het systeem is gebaseerd op een pull-mechanisme. Hierbij wordt op regelmatige basis gecontroleerd of er nieuwe orders zijn gearriveerd. Deze worden vervolgens opgehaald en zijn dan zichtbaar in de sectie Orders binnen de Vendisto module Shop Support.

Bij de import wordt elke orderregel gekoppeld aan het bestelde product, en wordt het bestelde aantal gereserveerd in de voorraad. Als op een orderregel een product wordt aangetroffen dat nog niet bekend is binnen Vendisto wordt de productinformatie opgehaald uit Magento.

Voorraadinformatie in Vendisto wordt altijd automatisch gesynchroniseerd naar Magento. Elke bestelling leidt tot een reservering en een daling van de beschikbare voorraad; elke annulering en elke retourzending tot een stijging. Dit geldt voor elke reservering, ook die die afkomstig zijn uit andere bronnen dan de Magento webshop. De Magento webshop beschikt dus altijd over actuele voorraadgegevens.

Product Data Management in Magento

Wanneer Vendisto wordt ingezet als back-office voor Magento, blijft de primaire verantwoordelijkheid voor productdata liggen bij Magento. Nieuwe producten worden dus aangemaakt in Magento en kunnen vanaf dat moment worden besteld. Als Vendisto in een order een onbekend product aantreft wordt dat opgehaald.

Wanneer de Magento shop de bestelbaarheid van producten baseert op de beschikbare voorraad, is het noodzakelijk om een synchronisatie met Vendisto uit te voeren voordat producten bestelbaar zijn. Het beheer van voorraden ligt tenslotte bij Vendisto, en er kan daar uitsluitend voorraad worden opgebouwd van producten die bekend zijn in dat systeem.

Door de product sync handmatig te starten na een assortimentsuitbreiding komt het product beschikbaar in Vendisto, en kan de eigen voorraad worden opgebouwd, of kan de voorraadinformatie van dropshippers worden geïmporteerd. Magento wordt vervolgens automatisch bijgewerkt, waarna de nieuwe producten daadwerkelijk bestelbaar zijn in de shop.

Wanneer de bestelbaarheid van producten niet wordt gebaseerd op voorraadinformatie is een sync met Vendisto niet noodzakelijk. Dit doet zich bijvoorbeeld voor wanneer geleverd wordt door dropshippers die geen actuele voorraadinformatie kunnen aanleveren.   

Niet alleen de verantwoordelijkheid voor productdata, maar ook de verantwoordelijkheid voor het beheer van prijzen/kortingen en voor het beheer van klantinformatie blijft liggen bij Magento. Vendisto gaat uit van de informatie die wordt aangetroffen in de order.

Product Data Management in Vendisto

In de geschetste aanpak houdt Magento de verantwoordelijkheid voor het beheer van productdata. Er kan echter ook worden gekozen om Vendisto daarvoor in te zetten. Vendisto is een volwaardig PIM systeem, met faciliteiten die verder gaan dan de faciliteiten binnen Magento.

Als voor deze opzet wordt gekozen, fungeert Magento feitelijk uitsluitend als shop front-office. Magento verzorgt dan de presentatie van de productcatalogus, de winkelmand en de zoekfunctionaliteit binnen de shop. Het Magento back-office wordt dan nog uitsluitend ingezet bij de initiële inrichting van de shop; het dagelijks beheer van de shop wordt verzorgd door Vendisto.